Chez La fabrique optique, la protection des renseignements personnels est au cœur de nos engagements. Ces informations sont indispensables pour vous offrir des soins oculo-visuels de qualité, assurer la gestion de vos dossiers et communiquer efficacement avec vous.
Nous respectons les lois applicables, notamment la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (Loi 25) et la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux (Loi 5), et mettons en place les mesures de sécurité, de transparence et de gouvernance nécessaires pour protéger vos données.
Cette politique précise :
- Quels renseignements nous recueillons et pourquoi ;
- Comment ils sont utilisés, conservés, communiqués et détruits ;
- Les mesures de sécurité mises en place ;
- Les droits dont vous disposez ;
- Comment exercer ces droits ou porter plainte.
Chaque établissement de La fabrique optique suit cette politique.
Renseignements recueillis et raisons de leur collecte
Sur notre site internet et nos réseaux sociaux
Pour la prise de rendez-vous en ligne :
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
Ces informations servent uniquement à confirmer et gérer vos rendez-vous.
Pour l’inscription à notre infolettre :
En vous inscrivant, vous consentez à recevoir des communications électroniques concernant nos services, produits, promotions et événements. Vous pouvez vous désabonner en tout temps.
Pour les candidatures spontanées :
- Nom et prénom
- Adresse courriel
- Numéro de téléphone
- Curriculum vitae
Ces renseignements servent uniquement à évaluer votre candidature. Ils sont conservés conformément à notre politique interne de dotation et de gestion des ressources humaines.
Lors d’une visite en personne
Pour constituer et gérer votre dossier patient, nous pouvons recueillir :
- Nom et prénom
- Date de naissance
- Adresse courriel et numéro de téléphone
- Numéro d’assurance maladie
- Informations liées à votre assurance privée
- Antécédents de santé pertinents
- Traitements médicaux ou médicamenteux en cours
Ces données sont nécessaires pour :
- Confirmer vos rendez-vous et vous transmettre vos factures ;
- Effectuer les réclamations à la RAMQ pour vos soins optométriques ;
- Assurer la gestion du tiers payant avec votre assureur privé ;
- Permettre aux professionnels de bien comprendre votre situation de santé.
Traitement et communication des renseignements
Vos renseignements sont enregistrés dans notre système de gestion sécurisé. Ils circulent uniquement à l’intérieur des modules nécessaires à la prestation des services (examen de la vue, commande de produits, facturation, etc.).
Dans certains cas, vos renseignements peuvent être communiqués à des tiers, par exemple :
- Pour une référence médicale (hôpital, clinique d’ophtalmologie, etc.) ;
- À votre assureur privé pour la gestion du tiers payant ;
- Aux autorités publiques lorsque requis par la loi.
Ces communications sont faites par des moyens sécurisés (fax, courriel chiffré, portails dédiés) et seulement lorsque nécessaire. Nous ne sommes toutefois pas responsables des politiques de confidentialité de ces tiers, qui possèdent leurs propres obligations légales.
Conservation des renseignements
- Les données sont principalement conservées en format numérique dans un environnement infonuagique sécurisé.
- Avant 2020, certains dossiers étaient en format papier, accessibles uniquement aux employés autorisés.
Conformément aux normes professionnelles :
- Les dossiers papier sont détruits après cinq années d’inactivité.
- Les dossiers numériques sont archivés de façon sécurisée et deviennent inactifs lorsqu’aucun service n’a été rendu depuis 5 ans. Ils peuvent être réactivés à la demande du client/patient.
Sécurité et confidentialité
- Nos systèmes et logiciels font l’objet de mises à jour régulières et de maintenance externe spécialisée.
- L’accès aux données est restreint aux employés et professionnels autorisés, soumis à une clause de confidentialité contractuelle.
- Des mesures techniques et organisationnelles (pares-feux, mots de passe robustes, accès restreints, journalisation des accès) protègent vos renseignements contre l’accès non autorisé, la perte ou le vol.
Destruction des renseignements
- Les dossiers papier sont détruits de manière sécuritaire (déchiquetage certifié) après 5 ans d’inactivité.
- Les données numériques sont désactivées, puis supprimées définitivement selon nos obligations légales et réglementaires.
Vos droits
Conformément à la Loi 25 et à la Loi 5, vous disposez des droits suivants :
- Accès : obtenir une copie des renseignements que nous détenons sur vous ;
- Rectification : corriger toute erreur ou inexactitude ;
- Retrait du consentement : retirer votre consentement à certains usages, sauf obligations légales ;
- Suppression : demander la suppression de vos renseignements, sous réserve des délais de conservation obligatoires ;
- Portabilité : obtenir vos renseignements dans un format technologique lisible ;
- Droit à la confidentialité post-mortem : préciser vos volontés quant à l’utilisation de vos données après votre décès.
Nous nous engageons à répondre à toute demande dans les délais prévus par la loi (30 jours).
Gouvernance des renseignements personnels
Conformément à la Loi 25 :
- Un responsable de la protection des renseignements personnels est désigné.
- En cas d’incident de confidentialité (ex. fuite de données), nous appliquerons notre plan d’intervention : analyse des risques, mesures correctives, avis aux personnes concernées et signalement à la CAI (Commission d’accès à l’information) si nécessaire.
- Des formations internes et politiques de gestion sont en place pour sensibiliser nos employés à leurs obligations.
Contact
Pour toute question, demande ou plainte concernant la protection de vos renseignements personnels, vous pouvez joindre notre responsable :
Responsable de la protection des renseignements personnels
Nom : Vincent Leung-Tack
Titre : Directeur des opérations
Adresse : 43 rue St-Eugène, local 201, Varennes, Québec, J3X 1E3
Courriel : vleungtack@lafabriqueoptique.com