Politique de confidentialité

La fabrique optiquemc s’engage à assurer la protection des renseignements personnels que vous lui confiez. Ces informations permettent à l’ensemble des équipes de La fabrique optiquemc de répondre à vos besoins en matière de soins oculo-visuels, de communiquer avec vous et de donner suite à vos demandes.

Chaque établissement de La fabrique optiquemc suit la politique de confidentialité suivante :

1- Ce que nous recueillons et les raisons pour lesquelles nous le faisons

Dans le cadre de nos activités, nous sommes amenés à récolter les informations personnelles de nos clients/patients. Ces informations sont essentielles afin de pouvoir les identifier et constituer leur dossier afin de bénéficier des services professionnels et des produits offerts.

a. Sur notre site internet 

Pour la prise de rendez-vous en ligne, nous recueillons :

  • Votre nom et votre prénom
  • Votre adresse courriel
  • Votre numéro de téléphone

Ces éléments récoltés sont seulement utilisés pour communiquer avec vous la date, l’heure et tous les renseignements nécessaires pour votre rendez-vous avec l’équipe de professionnels de la vue de La fabrique optiquemc de votre choix.

Une inscription à l’infolettre de La fabrique optiquemc est possible en inscrivant une adresse courriel dans l’espace dédié. De ce fait, vous consentez à recevoir par voie électronique toutes informations concernant La fabrique optiquemc telles que l’offre de nouveaux services ou de produits, les promotions, etc.

Pour les candidatures spontanées, nous recueillons :

  • Votre nom et votre prénom
  • Votre adresse courriel
  • Votre numéro de téléphone
  • Votre curriculum vitae

Grâce à ces informations, nous pourrons communiquer avec vous et vous faire part de notre avis suivant les critères des profils que nous recherchons. Ces informations seront conservées de manière numérique et suivront la politique de confidentialité interne des informations personnelles de La fabrique optiquemc lors d’un exercice de dotation en personnel.

b. Votre visite en personne

Lors de votre visite en personne dans l’un de nos établissements de La fabrique optiquemc, vous consentez à notre politique de confidentialité en nous donnant volontairement, et selon le cas:

  • Votre nom et votre prénom
  • Votre date de naissance
  • Votre adresse courriel
  • Un numéro de téléphone
  • Votre numéro d’assurance maladie
  • Vos informations concernant l’assurance privée
  • Vos informations générales sur la santé
  • Vos traitements médicaux ou médicamenteux que vous pourriez suivre

Chaque client/patient est enregistré distinctement dans notre système de gestion.

Chaque renseignement personnel nous permet :

  • De communiquer facilement avec vous et de vous envoyer de l’information comme des factures;
  • De procéder aux réclamations à la RAMQ à la suite des services rendus;
  • De vous offrir un service de tiers-payeurs grâce à votre assureur privé;
  • D’obtenir des informations sur la santé et des traitements en cours pour une meilleure compréhension de votre situation.

 

2- Comment nous les traitons

Une fois les informations recueillies, elles sont enregistrées dans notre système de gestion. Chaque renseignement se transmet dans les différents modules du système selon le service demandé ou en cours d’exécution: un examen de la vue, une commande de produits en optique ou la facturation. Ainsi les renseignements transigent en très grande majorité de manière numérique et exclusivement pour une utilisation interne.

Dans le cas de demandes de références vers un hôpital, un service en ophtalmologie ou un autre établissement de La fabrique optiquemc, ces informations sont divulguées et transmises par fax ou par courriel afin de poursuivre votre prise en charge. Ces institutions, en dehors de La fabrique optiquemc sont également soumises à la même réglementation concernant la protection des renseignements personnels. Chacune d’elles possédant ses propres politiques et procédures à ce sujet, nous ne pouvons pas endosser la responsabilité de leurs mises en place et de leurs applications.

3- Comment nous les conservons

À l’heure actuelle, tous les renseignements personnels sont enregistrés numériquement. Ainsi, ces données sont stockées grâce à la technologie infonuagique. Avant notre virage numérique en 2020, ces informations étaient inscrites dans un dossier sous le format papier. Chaque dossier est rangé et seuls les employés actuels de l’établissement de La fabrique optiquemc peuvent y accéder.

L’ensemble de nos professionnels de la vue sont soumis à une clause de confidentialité, à même leur contrat de travail, stipulant l’interdiction de reproduire, divulguer et s’approprier les renseignements personnels récoltés auprès de notre clientèle pour quelque raison que ce soit.

4- Quand et comment nous les détruisons

Les dossiers papiers sont détruits après une période de cinq années d’inactivité, c’est-à-dire qu’aucun service ou achat de produit a été rendu durant ces années. La destruction, à la suite de cette période, s’effectue conformément aux recommandations des différents ordres de nos professions.

Pour le format numérique, le dossier client deviendra inactif. Les renseignements personnels seront archivés et non-utilisables jusqu’à ce qu’ils soient réactivés à la demande du client.

5- Maintenance du matériel informatique et des logiciels utilisés

Les mises-à-jour obligatoires de nos différents appareils informatiques et de nos logiciels ainsi que le service de maintenance externe pour ceux-ci, nous assurent les protections adéquates des données.

Pour plus d’informations

Si vous avez des questions concernant notre politique, nous vous invitons à communiquer avec la personne responsable de l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels, également chargée de veiller au respect de cette politique et des procédures impliquées.

Pour exprimer vos commentaires ou une plainte au sujet du non-respect de cette politique, vous pouvez communiquer avec :

Vincent Leung-Tack, o.o.d.
Directeur des opérations de La fabrique optiquemc
43 rue St-Eugène, local 201
Varennes, Québec, J3X 1E3
Tél : 450-985-2010

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